高效会议管理技巧之四:如何做好贯穿全场的角色——会议主持的技巧

作者:会议管家 发布时间:2017-01-12

        会议是一种行之有效的管理方式,对于统一思想、明确分工、沟通信息、落实检查都有重要的作用。会议开的是否成功,组织会议的主持人起到了关键的作用。

 

    通常来说,一个不合格的会议主持人有6不”特点:

    1、不会准备。会前不做主持内容准备,会议节奏混乱。

    2、不会听。不会倾听发言者。

    3、不会说。缺乏自信话语不流利;没有说话技巧,使得参会者不欢而散。

    4、不会停。没有自己的节奏,容易被参会者牵着鼻子跑。

    5、不会变。情商较低无法控制自己情绪,有突发状况不会随机应变。

 

让我们来看1个案例:

案例:失败的会议

人物——

主持人;与会者1;与会者2;与会者3;与会者4

会议主题——

关于新年晚会地点、时间、节目和抽奖礼品的讨论

会议特色——

主持人说话技巧太差,无法控制会场,致使会议完全失败。

主持人语录:

1、开场白——“我们今天的会议主要是讨论一下新年晚会的问题,一个是确定一下晚会举行的地点、时间;第二个就是员工的节目;第三个就是抽奖和礼品,大家有什么意见呢?

评议:只明确了会议议题,会议时间等因素只字未提。

2你们就全说了。

评议:25句其他人的发言之后,主持人方才说了这么一句简短无力的话。

3我们是在讲今年的晚会,不是讲上年的晚会,最重要的是先把今年晚会的事情定下来。

评议:当与会者1和与会者2争吵了13句话之后,经与会者3提醒,才说了这一句。

4行行

评议:面对与会者1和与会者2的争论,主持人只能随声附和。

5今天先别讨论这个问题了,会议先到此结束,我们下次再通知一个会议,再开一个吧,我觉得今天的会议没结果。

评议:当别人还在讨论中时,首先放弃会议,表现了极大的绝望。

 

这个情景剧中,我们可以看见这位失败的主持人表现出的不合格特点:

1、不会准备:开场白未提及重要的会议时间等重要因素。

2、不会听,与会者发言25句之后没有提取重点,不会引导会议进程

3、不会停,与会者1,2争吵过程中,不会打断,拖延会议进程

4、不会变,突然发生的争吵,不会有效打住,随声附和;并且不会控制自己的情绪,使得会议不欢而散,还增加了下次会议耗费的精力。

 

       由此可见,一个不合格的会议主持人会使会议无法达到开会目的,还会影响同事之间的关系。这样的会议显然是无用且亏损的。

 

如何贯穿全场做好会议主持呢:

1、会前做好充分准备,规划好会议的进程内容,明确会议主题,讨论重点,发言顺序,并设计好自己的建议与具体措施,对每个程序有个大概时间预估,把握节奏。

 

2、开场白要总揽会议目标和议程。清晰简要的说明此次会议的问题和进行方式,让与会者知道议事流程。例如:就提高某新产品上市后的销售量进行的会议,首先是由市场部和销售部分别进行五分钟的报告,然后再进行为时一小时的集体讨论,最后半小时来达成决议。

 

3、在一场会议中,只有80%时间在真正开会,15%的时间大家沉默,5%的时间有人发言。参会人有着不同性格。开会过程中主持人要尊重他人,保持中立态度,并且掌握一些说话技巧来确保会议的顺利进行。

◆第一类与会者角色“蝉”:说话漫无边际,滔滔不绝,符合蝉的本性。面对这样的与会者,要会提取他发言重点并适时打断,比如:好好,我明白你的意思了,你讲的其实非常好,你想总结的是×××是非常重要的,其他是不重要的。

◆第二类与会者角色“鲨鱼”:有攻击别人的倾向,总是消极的、否定的意见。面对这样的发言者,要理解对方的想法或者情绪,重申会议中无论什么意见都可以提,但正面的建议会更受欢迎。

◆第三类与会者角色“驴”:过于敏感,防卫性很强,心中有面“墙”,不能站在别人的立场看问题。面对这样的与会者,要突出他的贡献,重复问题。

◆第四类与会者角色“兔子”:质疑正在使用的程序,总是提出不同程序或建议。面对这样的与会者,要肯定他的贡献,重申可以先试用现在的程序,如不奏效,则马上按照他的方法实施。

◆第五类与会者角色“螃蟹”:跑题者,习惯于做自己的事情(开会时做别的工作、私自进入小团体讨论、时常接电话、瞌睡等等)。面对这种与会者,主持人要主动示意让大家集中精力开会,或者休息几分钟,或者做个合适的小游戏拉回大家的注意力等等。

 

4、会议讨论及决议结束后,主持人要总结会议要点,明确已经解决的问题,未解决的问题等等。若有超时会议必须征得全体出席人员同意方可延时,否则宣布择机另开。

 

       为了会议的顺利进行,最好提前通知到与会者,有了准备会议才会开的更有意义。

 

       一场会议不是一人云,众人喝,而是一次头脑风暴,一次交换想法give and take”的过程,是头脑风暴还是关系风暴主持人的作用很重要啊!

 

欢迎关注我们的微信公众号,更多精彩等着你!

在线客服 010-68001070 意见反馈 回顶部
意见反馈
意见
联系方式