高效会议管理技巧之三:节省人力物力的现场管理—会议数字化管理

作者:会议管家 发布时间:2017-01-11

       继上期我们谈到,如何高效的会议签到,的确,做不好签到的流程会浪费掉很多时间,相信大家看了前篇后就不用担心啦,那么接下来我们应该关注的是——会议过程中的现场管理又如何高效进行呢?数字化管理是高招。


一人独行,三人成众,多人成群,我们无法一个人做好一场会议中的每个环节,因此我们需要分工,也就有了接待部、签到部、安保部、餐饮部等等,但不代表说明确分工就是一个员工只做一个岗位或者仅做某件事情,我们还应互相协作和合作,这样也就不会导致一个环节的人员离开造成另一个环节的脱节;同时也不会造成资源的浪费。

 

但是如果我们的管理只靠人的大脑和操作,那我们的现场会多出这样几个部门:

1、发放会议日程手册部

2、发放胸牌部

3、收取会议费部

4、房间统筹安排部

5、发饭票部

6、......

这将付出多大的成本与精力,并且数据也难以统计,没有数据如何总结,没有总结如何达到下次会议的提升。

我们不得不承认,会议现场的管理我们需要数字化,不得不承认我们需要“会议互联网+

那么当我们的数字化潜入我们的会务中,又是一片什么样的场景呢?

 

数字化管理

1、会议日程不再纸质化,利用会议微站的H5页面,做到日程清晰明朗,参会人不用再一页页翻今天有什么会,什么培训。

2、胸牌不用提前花高成本做好,现场人员不用凭靠超强记忆力去翻找,现场5S打印速度直接出来,就算参会者没有提前报名也可以拥有自己的胸牌。

3、我们不用肩挑背扛的带着设备,人员壮大的安排一大长桌,摆着我们的各种微信支付宝支付二维码,也不用拿着纸质的交费表一一对照,会议管家的在线报名功能就能做到在线收费、住宿预订、电子票推送。主办方可以通过线上的住宿预订统计实时查看预订统计情况,对已预订未付费的参会者以短信催促交费,以确保房间的预留量。

4、房间管理系统,支持拼住、换房、退房等不同房间需求。工作人员可以统计每日的入住房间数,按类别筛选不同酒店的不同房型数量。

5、吃饭不用再拿着饭票,胸卡的右下角就有用餐的二维码,只需一扫就知道参会人是否预订餐饮~

6、数据说明一切,如何看此次会议的利润收入?会议管家的财务统计功能,收入明细、收支来源、系统自动核算利润,又能省掉财务部的多少精力。

 

有了数字化管理的支持,我们的会议将一体化,我们现场的工作人员能将更多精力致力于服务参会者,给予参会者良好的体验,又能节省大量的人力物力,如此何乐而不为呢,拥抱数字化会务,会议的进展才会更高效。

高效会议不是众人手忙脚乱换来主办方的愁眉不展、参会者的唉声叹气。应是主办方“千淘万漉虽辛苦,吹尽黄沙始到金”;参会者满怀期待出门去,载歌载舞凯旋来!

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