高效会议管理技巧之四：如何做好贯穿全场的角色——会议主持的技巧

        会议是一种行之有效的管理方式，对于统一思想、明确分工、沟通信息、落实检查都有重要的作用。会议开的是否成功，组织会议的主持人起到了关键的作用。

    通常来说，一个不合格的会议主持人有“6不”特点：

    1、不会准备。会前不做主持内容准备，会议节奏混乱。

    2、不会听。不会倾听发言者。

    3、不会说。缺乏自信话语不流利；没有说话技巧，使得参会者不欢而散。

    4、不会停。没有自己的节奏，容易被参会者牵着鼻子跑。

    5、不会变。情商较低无法控制自己情绪，有突发状况不会随机应变。

让我们来看1个案例：

案例：失败的会议

人物——

主持人；与会者1；与会者2；与会者3；与会者4

会议主题——

关于新年晚会地点、时间、节目和抽奖礼品的讨论

会议特色——

主持人说话技巧太差，无法控制会场，致使会议完全失败。

主持人语录：

1、开场白——“我们今天的会议主要是讨论一下新年晚会的问题，一个是确定一下晚会举行的地点、时间；第二个就是员工的节目；第三个就是抽奖和礼品，大家有什么意见呢？”

评议：只明确了会议议题，会议时间等因素只字未提。

2、“你们就全说了。”

评议：当25句其他人的发言之后，主持人方才说了这么一句简短无力的话。

3、“我们是在讲今年的晚会，不是讲上年的晚会，最重要的是先把今年晚会的事情定下来。”

评议：当与会者1和与会者2争吵了13句话之后，经与会者3提醒，才说了这一句。

4、“行行”

评议：面对与会者1和与会者2的争论，主持人只能随声附和。

5、“今天先别讨论这个问题了，会议先到此结束，我们下次再通知一个会议，再开一个吧，我觉得今天的会议没结果。”

评议：当别人还在讨论中时，首先放弃会议，表现了极大的绝望。

从这个情景剧中，我们可以看见这位失败的主持人表现出的不合格特点：

1、不会准备：开场白未提及重要的会议时间等重要因素。

2、不会听，与会者发言25句之后没有提取重点，不会引导会议进程

3、不会停，与会者1,2争吵过程中，不会打断，拖延会议进程

4、不会变，突然发生的争吵，不会有效打住，随声附和；并且不会控制自己的情绪，使得会议不欢而散，还增加了下次会议耗费的精力。

       由此可见，一个不合格的会议主持人会使会议无法达到开会目的，还会影响同事之间的关系。这样的会议显然是无用且亏损的。

如何贯穿全场做好会议主持呢：

1、会前做好充分准备，规划好会议的进程内容，明确会议主题，讨论重点，发言顺序，并设计好自己的建议与具体措施，对每个程序有个大概时间预估，把握节奏。

2、开场白要总揽会议目标和议程。清晰简要的说明此次会议的问题和进行方式，让与会者知道议事流程。例如：就提高某新产品上市后的销售量进行的会议，首先是由市场部和销售部分别进行五分钟的报告，然后再进行为时一小时的集体讨论，最后半小时来达成决议。

3、在一场会议中，只有80%时间在真正开会，15%的时间大家沉默，5%的时间有人发言。参会人有着不同性格。开会过程中主持人要尊重他人，保持中立态度，并且掌握一些说话技巧来确保会议的顺利进行。

◆第一类与会者角色“蝉”：说话漫无边际，滔滔不绝，符合蝉的本性。面对这样的与会者，要会提取他发言重点并适时打断，比如：好好，我明白你的意思了，你讲的其实非常好，你想总结的是×××是非常重要的，其他是不重要的。

◆第二类与会者角色“鲨鱼”：有攻击别人的倾向，总是消极的、否定的意见。面对这样的发言者，要理解对方的想法或者情绪，重申会议中无论什么意见都可以提，但正面的建议会更受欢迎。

◆第三类与会者角色“驴”：过于敏感，防卫性很强，心中有面“墙”，不能站在别人的立场看问题。面对这样的与会者，要突出他的贡献，重复问题。

◆第四类与会者角色“兔子”：质疑正在使用的程序，总是提出不同程序或建议。面对这样的与会者，要肯定他的贡献，重申可以先试用现在的程序，如不奏效，则马上按照他的方法实施。

◆第五类与会者角色“螃蟹”：跑题者，习惯于做自己的事情（开会时做别的工作、私自进入小团体讨论、时常接电话、瞌睡等等）。面对这种与会者，主持人要主动示意让大家集中精力开会，或者休息几分钟，或者做个合适的小游戏拉回大家的注意力等等。

4、会议讨论及决议结束后，主持人要总结会议要点，明确已经解决的问题，未解决的问题等等。若有超时会议必须征得全体出席人员同意方可延时，否则宣布择机另开。

       为了会议的顺利进行，最好提前通知到与会者，有了准备会议才会开的更有意义。

       一场会议不是一人云，众人喝，而是一次头脑风暴，一次交换想法“give and take”的过程，是头脑风暴还是关系风暴主持人的作用很重要啊！

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